Förenkla handläggning med arbetsflöden i nytt gränssnitt

Oavsett om du har avancerade- eller sällananvändare kan de dra nytta av ett visuellt enkelt och dynamiskt användargränssnitt. Lösningen är lika applicerbar på långa komplicerade arbetsflöden som korta enkla flöden med bara ett fåtal steg. Lösningen gör att dina användare kan dra nytta av de bästa funktionerna i SharePoint/Office 365 för att samarbete samtidigt som ni har ett väl definierat arbetsflöde i W3D3.

Lösningen ger:

• Enkel översikt av en användares alla pågående arbetsuppgifter

• Rätt information visas som underlag för arbetsuppgiften, både från arbetsflödet och steget

• Endast knappar och val för de åtgärder som är relevanta i aktuellt steg

• Direkt åtkomst till samarbetsfunktionerna i SharePoint/Office365

“Vi tror på arbetsflöden, nu kan vi äntligen få ett enkelt användargränssnitt”

— Anonym kund

Under Formpipes kunddagar berättade vi om vår integration mellan SharePoint och W3D3

Vår kund Statskontoret hanterar ett stort antal remisser varje år. Flera personer är inblandade i varje remiss som bearbetas och godkänns i flera steg. För att underlätta arbetet har Dunite tagit fram en lösning som gör det enkelt för generaldirektören, enhetschefer och handläggare att arbeta med remisser. Lösningen ger en överblick över alla pågående remisser samtidigt som varje medarbetare får hjälp att lösa nästa uppgift i arbetsprocessen. Remisshantering är en applikation byggd i SharePoint Online och integrerad med Formpipe W3D3.

Microsoft Teams kan också användas istället för SharePoint. I båda fallen så behöver användarna inte lämna remissapplikationen utan kan utföra hela arbetet från mall till remissvar.

Dunite har tagit fram en integration mellan SharePoint/Teams och Long Term Archive LTA

Under Formpipes kunddagar så berättade vi om den integration Dunite har tagit fram mellan SharePoint/Teams och Formpipes långtidsarkiv Long Term Archive.

“Våra användare producerar dokument i både Microsoft Teams och SharePoint. Med hjälp av Dualite-arkiv så kan dom enkelt skicka allt till vårt långtidsarkiv.”

— IT-chef svensk myndighet

Lösningen visar en lista på alla de Teams och SharePoint-ytor som organisationen har. Från den listan kan en arkivarie enkelt se vilken status varje plats har och även initiera arkivering och gallring. När arkivering eller gallring initieras så kommer ansvariga personer i organisationen att involveras i arbetet och slutligen arkiveras eller gallras informationen. Lösningen kan hantera hela arbetsytor, bibliotek eller enskilda filer.

Dunite deltar i Formpipes kundträff 2022

Den 17-18 mars deltog vi vid Formpipes årliga kundträff i Stockholm. Under två innehållsrika och givande dagar höll vi i två olika sessioner och hann prata med både nya och gamla bekantskaper.

Vi diskuterade förenklade arbetssätt, dokumenthantering, processtyrning och arkivering och presenterade några av de applikationer vi tagit fram tillsammans med våra kunder. Applikationer som tar vara på styrkorna i både Office 365/SharePoint/Teams och Formpipe W3D3/Platina.

Nya digitala blanketter för att ansöka om att starta skola hos Skolinspektionen

I början av november publicerade vi sjutton stycken nya blanketter åt Skolinspektionen. Dessa blanketter används för att söka tillstånd för att starta en ny skola eller utöka en befintlig skola. Varje huvudman kan logga in med BankID och sedan hantera alla sina pågående och tidigare inskickade ansökningar.

När en ansökan skickas in så skapas ett nytt ärende i W3D3 och ansökan blir en PDF som tillsammans med eventuella bilagor blir första handling på ärendet. Ärendet märks upp med rätt metadata och blir klart för fördelning hos handläggarna.

Högskolan Dalarna digitaliserar möteshantering, beredning och signering

Det senaste halvåret har Högskolan Dalarna genomfört en digitalisering av sin möteshantering. Tillsammans med Dunite har högskolan tagit fram applikationen BeHDa, i Office 365. BeHDa stödjer hela mötesprocessen, från planering och beredning, till beslut, signering, diarieföring och publicering. Applikationen automatiserar och förenklar arbetet för administratörer, beredare och beslutsfattare samtidigt som den ger medarbetarna enkel åtkomst till dagordningar, protokoll och beslut. Det senaste årets distansarbete har ställt ytterligare krav på digitala arbetssätt och möjligheterna till digital signering.

Med Dualite i grunden integreras BeHDa med diariet på ett enkelt sätt.

Lätt att göra rätt - arbetsflöden hos Uppsala universitet

Uppsala universitet hanterar årligen ett stort antal identiska eller snarlika studieadministrativa myndighetsärenden inom olika delar av organisationen. För att automatisera arbetet kring dessa och skapa gemensamma handläggningsrutiner, har Uppsala universitet tillsammans med Dunite tagit fram en applikation, baserad på Dualite och Formpipe W3D3, som styr arbetet med hjälp av arbetsflöden.

I stället för att handläggarna använder de textbaserade instruktionerna i W3D3s arbetsflöde så får både handläggare och beslutsfattare ett visuellt enkelt och dynamiskt gränssnitt i SharePoint. Gränssnitt och tillgänglig funktionalitet i SharePoint styrs både av den aktuella processen och av det aktuella steget från flödet i W3D3. Syftet är att medarbetaren i varje givet steg ska ha tillgång till den – och endast den – information och funktionalitet som behövs för att genomföra den aktuella uppgiften för respektive ärende. När uppgiften är utförd skickas ärendet vidare till nästa person i flödet, som det är definierat i W3D3, och försvinner därmed från medarbetarens lista.

Malva förenklar hanteringen av Office-mallar i Office 365

En myndighet hade arbetat igenom organisationens mallar för Word och PowerPoint. Användarna arbetade med moderna verktyg för samarbete i SharePoint, Microsoft Teams och Office Online. Det gjorde att traditionella sätt att föra ut Office-mallar i organisationen inte fungerade. Myndigheten valde då att använda Malva från Dunite, som ger användarna rätt mall oavsett verktyg. När användaren skapar ett dokument från SharePoint, Microsoft Teams eller Office Online finns alltid rätt mallar tillgängliga.

De som arbetar med mallarna kan revidera dom direkt i Malvas SharePoint-bibliotek och användarna får omedelbart tillgång till senaste version.

Kontakta oss om du vill veta mer om Malva!

Vinnova använder Dualite för att integrera Microsoft Teams med Platina

Digitalisering av arbetsprocesser har under flera år varit viktigt för Vinnova. Under våren så har Microsoft Teams introducerats som samarbetsplattform inom Vinnova och även i externa samarbeten.

För att uppnå en enkel dokumenthantering behöver Microsoft Teams också kopplas till diariet för att skapa ärenden och lagra handlingar. - Ulf Trulsson (IT-Chef)

Varje år så genomförs ett antal upphandlingar men det är ganska sällan en enskild anställd deltar i en upphandling. För att göra arbetet enklare så används Dualite från Dunite för att skapa en översikt över alla pågående upphandlingar med status och ansvarig. Från översikten kan ansvariga också skapa nya upphandlingar som då automatiskt skapar ett team i Microsoft Teams och automatiskt skapar ett ärende i diariesystemet med korrekt konfiguration. Från teamet har handläggaren översikt över ärendet och dess handlingar. Det är också enkelt att registrera handlingar från de dokument användarna har skapat i teamet direkt från Microsoft Teams till ärendet i diariet med några få klick. De som arbetar med upphandlingar kan utföra hela processen från Teams och behöver aldrig öppna diariet.

Dualite förenklar för Blekinge Tekniska högskola

Blekinge Tekniska högskola handlägger och diarieför årligen flera hundra beslut. Med ett nytt system baserat på Dualite genereras beslutsdokumenten direkt från SharePoint i Office 365 där besluten verifieras, signeras digitalt och automatiskt diarieförs i Formpipe W3D3. Besluten blir tillgängliga för alla medarbetare via intranätet i Office 365 samt expedieras automatiskt till angivna intressenter. Blekinge Tekniska högskola har aktivt arbetat med kraven för systemet så att handläggare, beslutsfattare och registratorer får ett användarvänligt och effektivt arbetsverktyg.